Geplaatst op

Wat is de juridische betekenis van een bedrijfsstempel?

Bedrijfsstempel

“Boom… bang… bang… bang… bang…” Hoor je dat irritante geluid constant uit het kantoor van je HR-collega of manager komen? Dat regelmatige en ongepaste “dreun, dreun” doet een beetje denken aan het geluid dat je buurman maakt als hij probeert een fresco aan de granieten muur te hangen. In feite wordt het stempel van uw bedrijf gebruikt om contracten af ​​te stempelen.

Wat is de juridische betekenis hiervan? Kun je misschien zelfs zonder? Kan de beukende “boem” worden vervangen door een aangenamer geluid? De antwoorden op (bijna) al deze vragen vind je in dit artikel!

Een bedrijfsstempel: wat is het?

Voordat we de vragen beantwoorden die onder je nagels branden, is eerst een definitie van de bedrijfsstempel nodig. Velen van jullie zullen het erover eens zijn dat dit een object is “dat lawaai maakt en je handen vuil maakt”. U moet echter weten dat “dat luidruchtige object dat uw vingers vuil maakt” een bedrijfsstempel of -zegel wordt genoemd.

De stempel dat uw collega’s nonchalant op facturen, inkooporders of andere zakelijke documenten plaatsen, moet bepaalde informatie bevatten, anders kunnen deze facturen ongeldig zijn. Voor de bedrijfsstempel zijn de volgende gegevens nodig:

  • Naam van het bedrijf
  • Rechtsvorm (BV, NV, VOF, etc.)
  • Bedrag van het aandelenkapitaal
  • Bedrijfsadres
  • Identificatienummer (kvk, btw)
  • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
  • Lopende verwerking (indien van toepassing)

Uiteraard kan, naar uw wensen of de wensen van uw bedrijf, nadere informatie op de zegel worden vermeld. Maar zodat we elkaar goed begrijpen: De genoemde verplichte gegevens moeten op het zakelijke document dat u verzendt, ongeacht de vorm, worden vermeld.

Een bedrijfsstempel geeft u de mogelijkheid om al deze informatie direct in de kop van officiële documenten op te nemen en de juridische gegevens van uw bedrijf openbaar te maken. Desalniettemin is er nog de vraag naar de juridische betekenis van de bedrijfsstempel.

De juridische betekenis van de bedrijfsstempel

Eén ding moet van meet af aan duidelijk zijn: de bedrijfsstempel heeft geen juridische betekenis en is niet verplicht. Dit betekent dat elk bedrijf vrij is om al dan niet een bedrijfsstempel te gebruiken.

Zoals u weet, zeuren we graag over beveiliging. Bij Yousign zijn we van mening dat alle MKB-bedrijven alle informatie moeten hebben die ze nodig hebben om de beste oplossing te vinden op basis van concrete en verifieerbare feiten.

Naast het feit dat een bedrijfsstempel helemaal geen juridische betekenis heeft (en ja, ik wrijf hier bewust zout in de wonde), zijn er twee zeer reële problemen aan verbonden:

  1. De eerste is niet per se serieus: als de verplichte informatie al op het document staat, wordt deze eenvoudig herhaald met debedrijfsstempel. In dit geval biedt het helemaal geen meerwaarde.
  2. Het tweede probleem is daarentegen veel ernstiger: er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in de productie van bedrijfszegels. Ze bieden zelfs de mogelijkheid om de informatie op de zegel individueel te specificeren, zonder dat het bedrijf daar enig bewijs van wil.

Met andere woorden, iedereen die dat wil, kan een bedrijfsstempel hebben op naam van elk bedrijf dat valse informatie heeft die niet eens is gecontroleerd voordat de stempel werd gemaakt. Het stempel van het bedrijf is dus in geen geval een garantie voor legitimiteit. Net als de handgeschreven goedkeuring, dient het als een middel om de geloofwaardigheid en geruststelling van een bedrijf vast te stellen aan de partijen die een officieel contract ondertekenen. Het hechten aan officiële documenten is absoluut vrijwillig en leidt daarom niet tot aansprakelijkheid van de uitgevende onderneming.

De elektronische handtekening en de bedrijfsstempel

Als gevolg hiervan kan het een officiële handtekening niet vervangen omdat het, in tegenstelling tot een handgeschreven handtekening of een digitale handtekening, geen juridische betekenis heeft. Uiteraard heeft de handgeschreven handtekening geen plaats meer in een digitaliseringsproces. Dit maakt de elektronische handtekening de voorkeursmethode, die verschillende voordelen biedt op het gebied van veiligheid:

  • Een Europese verordening genaamd eIDAS, die het gebruik van de elektronische handtekening zorgvuldig en nauwkeurig regelt
  • Zekerheid dat het ondertekende document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend
  • Bewijsdocumenten die na elke handtekening worden aangemaakt en die een garantie vormen voor de authenticiteit van de elektronische handtekeningen

De elektronische handtekening stelt u dus in staat om al uw documenten te ondertekenen en te laten ondertekenen op een eenvoudige, veilige, snelle manier… En in tegenstelling tot de bedrijfsstempel, is de operatie absoluut stil!